Phương Pháp Tổ Chức Thông Tin Trong Công Việc

Phương Pháp Tổ Chức Thông Tin Trong Công Việc

Cuộc sống hiện đại đòi hỏi phải xử lý rất nhiều thông tin. Nhưng chúng ta chưa bao giờ được dạy cách quản lý thông tin một cách hiệu quả để có thể tìm thấy thứ mình cần. Trong The PARA METHOD - Phương pháp tổ chức thông tin trong công việc, Tiago Forte phác thảo một hệ thống bốn bước đơn giản và trực quan sẽ giúp chúng ta sắp xếp tất cả thông tin tràn ngập trong não thành bốn loại chính. Theo đó PARA là từ viết tắt của “Projects” (Dự án), “Areas” (Lĩnh vực), “Resources” (Tài nguyên) và “Archives” (Lưu trữ).

Phương pháp PARA sẽ giúp chúng ta hình thành một phương pháp tổ chức thông tin hoàn thiện, bắt đầu từ việc thu thập, phân loại và sáng tạo ra kiến thức theo cách của riêng mình dựa trên các thông tin bạn tiếp nhận được.

Việc tiếp thu thông tin bên giống như việc bạn “hít vào”, còn việc áp dụng và tạo ra kiến thức của riêng bạn chính là “thở ra”.

Mối quan hệ giữa hai yếu tố này là bắt buộc và luôn phải đi kèm với nhau. Qua đó, phương pháp PARA để tổ chức thông tin bao gồm:

P (Projects) Dự án: Những điều mà bạn đang thực hiện. Đây có thể là các dự án trong công việc, dự án cá nhân. Chúng ta cần xác định thời gian bắt đầu, kết thúc vàcó một đầu ra cụ thể khi hoàn thành (Vú dụ Dự án công việc, dự án cá nhân,..)

A (Areas) Lĩnh vực: là những trách nhiệm dài hạn cho các lĩnh vực trong cuộc sống mà chúng ta quan tâm và muốn quản lý. Đó có thể là lĩnh vực công việc, sở thích cá nhân của bạn. Giống như việc quản lý Dự án, nhưng Lĩnh vực thường không xác định thời điểm kết thúc cố định (Đầu tư tài chính cá nhân, phát triển bản thân, …)

R (Resources) Tài nguyên: bao gồm thông tin hữu ích nào mà bạn muốn lưu trữ và tham khảo trong tương lai (tài liệu, dự án nghiên cứu, sở thích cá nhân,…)

A (Archives) Lưu trữ: Đây là nơi chúng ta đặt những mục không còn hoạt động (các dự án đã hoàn thành, lĩnh vực không còn quan tâm, nguồn tài nguyên không còn sử dụng thường xuyên)

Với cách viết dễ hiểu và hấp dẫn, tác giả Tiago Forte phác thảo các phương pháp hay nhất và mẹo về cách triển khai PARA thành công, cùng với việc tìm hiểu sâu về mọi thứ, từ cách áp dụng thói quen để luôn ngăn nắp cho đến cách sử dụng hệ thống này để nâng cao sự tập trung của bạn. Phương pháp PARA có thể được triển khai chỉ trong vài giây nhưng có khả năng biến đổi quỹ đạo công việc và cuộc sống của bạn bằng cách sử dụng sức mạnh của tổ chức kỹ thuật số.